Die Personalakte

Die meisten Unternehmen führen über alle ihre Mitarbeiter sogenannte Personalakten. Hierin sind alle Informationen enthalten, die über den betreffenden Mitarbeiter/die betreffende Mitarbeiterin gesammelt wurden/werden.

Neben den Stammdaten und den aus den eingereichten Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf) hervorgehenden Angaben sind dies alle gesammelten Daten über Ihre berufliche und persönliche Entwicklung sowie Einschätzungen der Entwicklung Ihrer Fähigkeiten.
Was Sie sich merken sollten ist, daß das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVg) Ihnen erlaubt, daß Sie Ihre Personalakte einsehen dürfen und daß Geheimakten ohne Ihr Wissen verboten sind. Neben der Hauptakte, die vor allem berufs-, firmen- und positionsbezogene Daten enthält, besteht eine Personalakte auch aus Nebenakten mit Urlaubs- und Krankheitsstatistiken. Auch, wenn das BetrVg nicht ausdrücklich vorschreibt, daß Personalakten geführt werden müssen, sollten Sie davon ausgehen, daß zumindest Ihre Stammdaten irgendwo abgelegt oder eingespeichert sind.

In der Regel setzt sich die Personalakte in großen Unternehmen zusammen aus der Akte beim Personaldienst, den betreffenden Daten bei der Personalverwaltung und, sofern unverzichtbar, einer Handakte in der Abteilung des Mitarbeiters.

Eine gut gegliederte Personalakte enthält: Den Personalstammbogen, Korrespondenz(en) mit dem Mitarbeiter, Beurteilungen, Zeugnisse, Lebenslauf und Lichtbild. In den meisten Fällen enthält sie auch den Bewerbungsfragebogen, Tests, sowie Notizen über Ihre Berufs- und Arbeitsauffassung und Ihr Krankheits- und Urlaubsverhalten.

Das Unternehmen muß alle Mitarbeiter darüber informieren, wo und wann sie Einsicht in ihre Personalakte nehmen können (Sprechstundenzeiten). Ein vorgeschriebener Zeitrahmen (feste Tageszeiten, Drei-Monats-Rhythmus o ä.) besteht nicht und ist der Praxis der Unternehmen überlassen.

Der Mitarbeiter hat ein Recht auf Einsichtnahme in seine vollständige Personalakte.

Verboten ist das unbefugte Herausnehmen und Entwenden von Unterlagen. Umstritten ist auch, ob Sie sich Kopien machen dürfen. Da nachträgliche Aufzeichnungen aus dem Gedächtnis aber mißverständlich werden können, wird man Ihnen aber erlauben, daß Sie sich Notizen machen. Daraus erhellt, daß Sie während des Studiums Ihrer Akte nicht allein sein werden, da Sie die Unterlagen nur im Beisein eines Mitarbeiters der Personalabteilung einsehen dürfen.

Außer Ihnen darf Einblick in Ihre Personalakte nehmen: Ihr direkter Vorgesetzter, der Firmeninhaber und der/die Geschäftsführer. Ihre Arbeitskollegen oder Kollegen anderer Abteilungen, auch Leitende anderer Abteilungen, dürfen dies nicht. Und: Vom Einblicksrecht in Ihre Akte ausgeschlossen sind Sie, wenn Sie selbst Leitender Angestellter sind.

Alle negativen Daten und Informationen sind nach einem Zeitraum von spätestens fünf Jahren aus der Personalakte zu entfernen. Die Akten ausgeschiedener Mitarbeiter müssen einige Zeit aufgehoben werden. Als Bewerber ist das für Sie wichtig, wenn Sie verspätet ein Zeugnis anfordern müssen.

Bei Arbeitsplatzwechsel innerhalb des Unternehmens wird eine ggf. vorhandene Handakte an den neuen Fachbereich übergeben bzw. an den Personaldienst.
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